Catering voor je bedrijfsfeest, met foodtrucks

Catering voor een bedrijfsfeest hoeft geen buffet met lauwe schotels te zijn. Bij Nuento komt de catering op wielen: foodtrucks met hun uitbater en team, die op je parking of binnenplaats vers koken en serveren. De kok staat erbij, van de eerste portie tot het opruimen.

Hier lees je wat je als organisator regelt voor een personeelsfeest, teambuilding, opendeurdag of receptie: hoeveel wagens je nodig hebt, hoe je het menu kiest, wat er op het terrein moet kunnen en hoe de prijs is opgebouwd. Wil je eerst meer algemene uitleg over een foodtruck met kok? Lees dan onze pagina over een foodtruck huren.

Welk bedrijfsevenement, welke formule?

Foodtrucks passen bij heel wat bedrijfsevents in de loop van het jaar, maar elk moment vraagt iets anders:

• Personeelsfeest: een avond op de parking of binnenplaats, met een hoofdgerecht en later iets zoets. Losser dan een afgehuurde zaal, en iedereen blijft op het eigen terrein.
• Teambuilding: een snelle lunch tussen twee activiteiten, of een warme maaltijd om de dag af te sluiten.
• Opendeurdag: bezoekers lopen de hele dag in en uit. Kies een wagen die doorlopend kleine porties serveert.
• Receptie of jubileum: hapjes die je rechtstaand met één hand eet, tijdens en na de speeches.
• Lunch op het werk: een lunch als bedankje voor het team of tijdens een drukke periode, zonder dat iemand het terrein verlaat.
• Eindejaarsfeest: in december kan het ook buiten, met warme gerechten en een overdekte plek voor de gasten.

Als traiteur voor een bedrijfsfeest werkt een foodtruck goed voor een groep die niet allemaal tegelijk aan tafel gaat: de uitbater blijft serveren tot de laatste portie. Of je bedrijf nu in Antwerpen, Gent, Hasselt, Kortrijk of Brussel zit: een foodtruck rijdt naar de plek van je feest.

Hoeveel foodtrucks heb je nodig?

Het aantal wagens volgt uit twee dingen: hoeveel mensen er eten en of ze dat allemaal tegelijk doen.

• Lunchpauze: iedereen komt tegelijk, binnen een half uur tot een uur. Je hebt dan meer capaciteit nodig dan op een avond waar gasten verspreid aanschuiven.
• Avondfeest: gasten eten verspreid over een paar uur. Eén wagen kan dan meer gasten aan, en een tweede kan later op de avond iets zoets serveren.
• Honderden gasten: meerdere foodtrucks met verschillende keukens spreiden de wachtrij en geven keuze. Vraag elke uitbater hoeveel porties hij per uur serveert en tel dat op.
• Combinaties: op grotere evenementen vullen een hartige wagen, een dessertwagen en een mobiele bar elkaar aan.

Een Belgische klassieker is de frituurwagen op het bedrijfsfeest: frieten en snacks, ter plaatse gebakken door een frietbakker, vaak als late snack na het hoofdgerecht. Meer daarover lees je bij de mobiele frituur.

Menu, dieetwensen en timing

Hou het menu kort. Een of twee gerechten met een vegetarische variant gaan vlotter over de toonbank dan een volledige kaart, zeker over de middag.

• Dieetwensen: in een groot team eten altijd collega's vegetarisch, veganistisch of halal, of hebben ze een allergie. Verzamel dat bij de inschrijving, geef de uitbater de juiste aantallen en vraag wat hij kan garanderen.
• Allergenen: vraag om een duidelijke vermelding aan het loket, zodat niemand hoeft te gissen.
• Opbouw: laat de wagen ruim op voorhand opbouwen. Bij een lunch staat hij klaar voordat de eerste collega's naar buiten komen.
• Serveertijd: spreek een begin- en einduur af. Een lunch van een uur is iets anders dan een avond lang serveren.
• Op voorhand boeken: de drukste maanden lopen van mei tot september, en in december zijn er de eindejaarsfeesten. Een vaste datum, zoals een jaarlijks zomerfeest of een opendeurdag, leg je best vast zodra die in de agenda staat.

Terrein, stroom en veiligheid

Een bedrijfsterrein is geen oprit. Overleg vooraf met wie het gebouw beheert:

• Plaats: een foodtruck is ongeveer zo groot als een bestelwagen. Kies een vlakke, verharde plek dicht bij de gasten, met ruimte voor de rij aan het loket.
• Toegang: geef het adres, de juiste ingang en de hoogte van poorten of slagbomen door. Is er bewaking, meld de wagens dan vooraf aan bij het onthaal.
• Stroom: sommige wagens hebben een eigen generator, andere vragen een stopcontact of krachtstroom. Vraag wat elke wagen nodig heeft en of er een aansluiting in de buurt is.
• Veiligheid: vraag na of je bedrijf interne regels heeft voor gas, open vuur of voertuigen op het terrein, bijvoorbeeld bij de preventieadviseur, en geef die door aan de uitbater.
• Regen: de wagen werkt bij elk weer, je gasten liever niet. Voorzie een hal, luifel of tent naast het loket, en een paar statafels en vuilbakken.

Prijs en factuur voor een bedrijf

De prijs bestaat uit een vast deel voor wagen, team en verplaatsing, en een bedrag per gast of per portie. Hoe meer deelnemers, hoe lager de prijs per persoon, wat bij een groot personeelsfeest in je voordeel speelt. Veel uitbaters hanteren ook een minimumbedrag. Boek je meerdere wagens, dan heeft elke wagen zijn eigen vaste deel. Let bij het vergelijken op:

• de serveertijd;
• wat er per gast inbegrepen is: één gerecht, een keuze, dessert;
• of borden, bestek en het afval erbij horen;
• extra's zoals dranken of meubilair.

Een bedrijf heeft een factuur op eigen naam nodig. Geef bij de boeking de naam, het adres en het ondernemingsnummer door en laat de uitbater vooraf bevestigen hoe de factuur eruitziet.