Privacybeleid

Bij Nuento hechten wij groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Dit privacybeleid legt uit hoe wij uw gegevens verwerken in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad (“AVG”).

Nuento Denmark ApS is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
CVR 39000725
E-mail: contact@nuento.com
Telefoon: 93 40 60 40

1. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens over zowel klanten als leveranciers in het kader van het gebruik van ons platform.

Gegevens die wij over klanten verzamelen

Wij verzamelen doorgaans gegevens wanneer u:

• Een bestelling plaatst via ons platform
• Met ons communiceert via e-mail, telefoon, formulieren of chat
• Zich inschrijft op nieuwsbrieven
• Onze website bezoekt en gebruikt (cookies, IP-adres enz.)

Gebruikelijke gegevens:

• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Adres en details over het evenement
• Betalingsgegevens (verwerkt via externe aanbieders)
• IP-adres en browsergegevens

Gegevens die wij over leveranciers verzamelen

Wij verzamelen doorgaans gegevens wanneer u:

• Een leveranciersprofiel aanmaakt en inlogt
• Met ons communiceert via e-mail, telefoon of chat
• Onze website bezoekt en gebruikt (cookies, IP-adres enz.)

Gebruikelijke gegevens:

• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Ondernemingsnaam en CVR-nummer
• Bankgegevens en uitbetalingsgegevens
• Productbeschrijvingen, afbeeldingen en capaciteitsgegevens
• Communicatie en bestelgeschiedenis

2. Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens om onze diensten te kunnen leveren en verbeteren en om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

De voornaamste doeleinden van de verwerking zijn:

• Verwerking van bestellingen: Om de bestellingen die u via ons platform plaatst te kunnen bevestigen, beheren en uitvoeren.
• Klantenservice en ondersteuning: Om uw vragen te kunnen beantwoorden, u te helpen bij eventuele problemen en de nodige service te verlenen in verband met uw bestelling.
• Informatie en updates: Om u informatie te sturen over uw bestelling, over wijzigingen in onze diensten en belangrijke operationele informatie.
• Verbetering van het platform: Om gebruikersgedrag te analyseren en feedback te verzamelen met het oog op de optimalisatie van onze website, functies en gebruikerservaring.
• Marketing (met toestemming): Om u nieuwsbrieven en aanbiedingen te sturen, indien u daarvoor uw toestemming hebt gegeven.
• Openbare beoordelingen: Als u ervoor kiest om via ons platform openbaar een beoordeling van een dienst te geven, wordt uw volledige naam samen met de beoordeling weergegeven. Dit gebeurt om de transparantie en authenticiteit van gebruikersfeedback te waarborgen. Het schrijven van een beoordeling is vrijwillig, en u kunt op elk moment vragen om de beoordeling te verwijderen door contact met ons op te nemen.
• Naleving van de wetgeving: Om te voldoen aan boekhoudkundige en bewaarverplichtingen, met inbegrip van de bewaring van de gegevens die nodig zijn voor de boekhouding en voor controle.
• AI en analyse van berichten: Om het platform veilig te houden, ondersteuning te bieden en onze diensten te verbeteren, kunnen gesprekken op het platform worden doorgenomen zowel door geautomatiseerde tools, waaronder artificiële intelligentie (AI), als door gemachtigde medewerkers van Nuento. Wij gebruiken AI bovendien om leveranciers algemeen inzicht te geven in veelgestelde vragen en onderwerpen uit berichten. De toegang van medewerkers is beperkt tot personen die deze voor hun werk nodig hebben (zie afdeling 7). Deze analyse omvat geen geautomatiseerde besluiten die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor u hebben.

3. Rechtsgrond

Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen wanneer wij daarvoor een geldige rechtsgrond hebben op grond van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Afhankelijk van de situatie baseren wij de verwerking op het volgende:

• Uitvoering van een overeenkomst: Wanneer u via ons platform een bestelling plaatst, hebben wij uw gegevens nodig om de overeengekomen dienst te kunnen leveren.
• Wettelijke verplichting: Bepaalde gegevens moeten wij bewaren om te voldoen aan de wetgeving, bijvoorbeeld de Deense boekhoudwet (bogføringsloven) en de belastingwetgeving.
• Toestemming: In sommige gevallen vragen wij uw toestemming, bv. bij het aanvaarden van cookies. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken.
• Gerechtvaardigd belang: Wij verwerken ook gegevens om ons platform te verbeteren en gebruikersgedrag te begrijpen door middel van statistiek en analyse. Dit gebeurt alleen wanneer ons belang niet zwaarder weegt dan uw rechten en vrijheden. Wij baseren de hierboven beschreven AI-analyse op ons gerechtvaardigd belang om het platform veilig te houden, gebruikers te ondersteunen en onze diensten te verbeteren. U kunt op elk moment bezwaar maken tegen deze verwerking.

4. Ontvangers en doorgifte van gegevens

Wij delen uw gegevens met de volgende partijen:

• Hosting en exploitatie: Wij gebruiken Amazon Web Services (AWS) voor het beheer van onze databank en Heroku als platform om delen van onze dienst te leveren. Gegevens worden veilig opgeslagen en verwerkt met passende gegevensbeschermingsmaatregelen.
• Login en identiteit: Wij gebruiken Auth0 als login- en identiteitsprovider. Wanneer u inlogt met uw telefoonnummer en een sms-code ontvangt, worden deze gegevens veilig verwerkt via Auth0.
• Communicatie: Wij gebruiken Gmail voor e-mailcommunicatie en Intercom voor chat- en supportfuncties op onze website. Deze kunnen persoonsgegevens zoals naam, contactgegevens en bestelgegevens verwerken wanneer wij met u of met relevante leveranciers communiceren. Intercom bewaart gegevens over bezoekers tot 9 maanden na de laatste activiteit, waarna de gegevens automatisch worden gewist.
• Betaling: Stripe wordt gebruikt voor de afhandeling van betalingen en ontvangt in dat verband gangbare klantgegevens zoals naam, e-mailadres en kaartgegevens.
• Leveranciers: Wij delen relevante gegevens met de leveranciers en verhuurders die de door u bestelde dienst leveren, bijvoorbeeld foodtrucks, barmannen, feestzalen enz. In bepaalde gevallen ook met administratieve contactpersonen zoals bestuursleden of contactcomités.
• AI-verwerking: Wij gebruiken Anthropic voor de geautomatiseerde analyse van de inhoud van gesprekken. Deze aanbieder treedt op als onze verwerker op grond van een verwerkersovereenkomst, en elke doorgifte buiten de EU/EER valt onder modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses, SCC).

Alle externe leveranciers zijn gebonden door verwerkersovereenkomsten. Gegevens kunnen in bepaalde gevallen worden doorgegeven aan landen buiten de EU/EER, maar alleen als er passende waarborgen bestaan, bv. modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses, SCC's).

5. Bewaartermijn

Bewaartermijnen:

• Bestel- en betalingsgegevens: tot 5 jaar overeenkomstig de Deense boekhoudwet (bogføringsloven)
• Klantencommunicatie (e-mail, telefoon): doorgaans tot 2 jaar
• Chatberichten via Intercom: worden automatisch gewist na 9 maanden inactiviteit
• Nieuwsbriefgegevens: tot u uw toestemming intrekt
• Berichten op het platform (tussen klanten en leveranciers): worden bewaard zolang de account- en bestelrelatie bestaat, en daarna overeenkomstig de bovenstaande termijnen voor bestel- en communicatiegegevens.

6. Uw rechten

U hebt de volgende rechten:

• Recht op inzage in uw gegevens
• Recht op rectificatie van onjuiste gegevens
• Recht op gegevenswissing (“recht om vergeten te worden”)
• Recht op beperking van de verwerking
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens
• Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking
• Recht om uw toestemming in te trekken

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via contact@nuento.com. U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij Datatilsynet (de Deense gegevensbeschermingsautoriteit, die de leidende toezichthoudende autoriteit van Nuento is). Daarnaast kunt u een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

7. Toegangsbeheer en interne beveiliging

Wij beschikken over interne procedures en technische maatregelen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens vertrouwelijk worden verwerkt en beschermd tegen onbevoegde toegang, wijziging of wissing. De toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot medewerkers en vertrouwde samenwerkingspartners die deze voor hun werk nodig hebben. Alle systemen zijn toegankelijk via individuele accounts met login, en waar mogelijk wordt tweefactorauthenticatie gebruikt.

8. Wijzigingen in het beleid

Wij behouden ons het recht voor dit beleid te wijzigen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website.