Tietosuojaseloste

Nuento pitää henkilötietojesi suojaamista erittäin tärkeänä. Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten käsittelemme tietojasi Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679 (”GDPR”) mukaisesti.

Nuento Denmark ApS on henkilötietojesi käsittelyn rekisterinpitäjä.
CVR 39000725
Sähköposti: contact@nuento.com
Puhelin: 93 40 60 40

1. Mitä tietoja keräämme?

Keräämme ja käsittelemme sekä asiakkaiden että toimittajien henkilötietoja alustamme käytön yhteydessä.

Asiakkaista keräämämme tiedot

Keräämme tietoja yleensä, kun:

• Teet tilauksen alustamme kautta
• Viestit kanssamme sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeiden tai chatin välityksellä
• Tilaat uutiskirjeitämme
• Vierailet verkkosivustollamme ja käytät sitä (evästeet, IP-osoite ym.)

Tyypillisiä tietoja:

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Osoite ja tapahtuman tiedot
• Maksutiedot (käsitellään kolmansien osapuolten palveluntarjoajien kautta)
• IP-osoite ja selaintiedot

Toimittajista keräämämme tiedot

Keräämme tietoja yleensä, kun:

• Luot toimittajaprofiilin ja kirjaudut sisään
• Viestit kanssamme sähköpostitse, puhelimitse tai chatin välityksellä
• Vierailet verkkosivustollamme ja käytät sitä (evästeet, IP-osoite ym.)

Tyypillisiä tietoja:

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Yrityksen nimi ja CVR-numero
• Pankkitiedot ja tilitystiedot
• Tuotekuvaukset, kuvat ja kapasiteettitiedot
• Viestintä ja tilaushistoria

2. Käsittelyn tarkoitukset

Käsittelemme henkilötietojasi voidaksemme tarjota ja kehittää palveluitamme sekä noudattaa lakisääteisiä velvoitteitamme.

Käsittelyn ensisijaiset tarkoitukset ovat:

• Tilausten käsittely: Voidaksemme vahvistaa, hallinnoida ja toteuttaa alustamme kautta tekemäsi tilaukset.
• Asiakaspalvelu ja tuki: Voidaksemme vastata yhteydenottoihisi, auttaa mahdollisissa ongelmissa ja tarjota tilaukseesi liittyvän tarpeellisen palvelun.
• Tiedotteet ja päivitykset: Lähettääksemme sinulle tilaukseesi liittyviä tietoja, tietoa palveluidemme muutoksista sekä tärkeitä palvelun toimintaa koskevia tiedotteita.
• Alustan kehittäminen: Analysoidaksemme käyttäjien käyttäytymistä ja kerätäksemme palautetta verkkosivustomme, toimintojemme ja käyttökokemuksen optimoimiseksi.
• Markkinointi (suostumuksella): Lähettääksemme sinulle uutiskirjeitä ja tarjouksia, jos olet antanut siihen suostumuksesi.
• Julkiset arvostelut: Jos päätät arvioida palvelun julkisesti alustamme kautta, koko nimesi näytetään arvostelun yhteydessä. Tämä tehdään käyttäjäpalautteen läpinäkyvyyden ja aitouden varmistamiseksi. Arvostelun kirjoittaminen on vapaaehtoista, ja voit milloin tahansa pyytää sen poistamista ottamalla meihin yhteyttä.
• Lainsäädännön noudattaminen: Täyttääksemme kirjanpitoa ja tietojen säilyttämistä koskevat vaatimukset, mukaan lukien kirjanpitoa ja valvontaa varten tarpeellisten tietojen säilyttäminen.
• Tekoäly ja viestien analysointi: Alustan turvallisuuden ylläpitämiseksi, tuen tarjoamiseksi ja palveluidemme kehittämiseksi alustalla käytyjä keskusteluja voivat tarkastella sekä automatisoidut työkalut, mukaan lukien tekoäly, että Nuenton valtuutetut työntekijät. Käytämme tekoälyä lisäksi tarjotaksemme toimittajille yleistason tietoa yhteydenotoissa usein esiintyvistä kysymyksistä ja aiheista. Työntekijöiden pääsy on rajattu henkilöihin, joilla on siihen työtehtäviin perustuva tarve (ks. kohta 7). Tämä analyysi ei sisällä automaattisia päätöksiä, joilla on sinuun kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

3. Käsittelyn oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietojasi vain, kun meillä on siihen pätevä oikeusperuste yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.

Tilanteesta riippuen käsittely perustuu seuraaviin oikeusperusteisiin:

• Sopimuksen täytäntöönpano: Kun teet tilauksen alustamme kautta, tarvitsemme tietojasi voidaksemme toimittaa sovitun palvelun.
• Lakisääteinen velvoite: Meidän on säilytettävä tiettyjä tietoja lainsäädännön, esimerkiksi kirjanpitolain (bogføringsloven) ja verolainsäädännön, noudattamiseksi.
• Suostumus: Joissakin tapauksissa pyydämme suostumustasi, esim. evästeiden hyväksymisen yhteydessä. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.
• Oikeutettu etu: Käsittelemme tietoja myös kehittääksemme alustaamme ja ymmärtääksemme käyttäjien käyttäytymistä tilastojen ja analyysien avulla. Näin tehdään vain, kun etumme ei ole oikeuksiasi ja vapauksiasi painavampi. Edellä kuvattu tekoälyanalyysi perustuu oikeutettuun etuumme pitää alusta turvallisena, tukea käyttäjiä ja kehittää palveluitamme. Voit milloin tahansa vastustaa tätä käsittelyä.

4. Vastaanottajat ja tietojen siirrot

Jaamme tietojasi seuraavien osapuolten kanssa:

• Palvelinpalvelut ja ylläpito: Käytämme tietokantojen ylläpitoon Amazon Web Services (AWS) -palvelua ja palvelumme osien tarjoamiseen Heroku-alustaa. Tiedot tallennetaan turvallisesti, ja niitä käsitellään asianmukaisia tietosuojatoimenpiteitä noudattaen.
• Kirjautuminen ja tunnistautuminen: Käytämme Auth0-palvelua kirjautumis- ja tunnistuspalveluna. Kun kirjaudut sisään puhelinnumerollasi ja saat tekstiviestikoodin, nämä tiedot käsitellään turvallisesti Auth0-palvelun kautta.
• Viestintä: Käytämme Gmail-palvelua sähköpostiviestintään ja Intercom-palvelua verkkosivustomme chat- ja tukitoimintoihin. Nämä voivat käsitellä henkilötietoja, kuten nimeä, yhteystietoja ja tilauksen tietoja, kun viestimme kanssasi tai asianomaisten toimittajien kanssa. Intercom säilyttää kävijöitä koskevia tietoja enintään 9 kuukautta viimeisimmän toiminnan jälkeen, minkä jälkeen tiedot poistetaan automaattisesti.
• Maksaminen: Maksujen käsittelyyn käytetään Stripe-palvelua, joka saa tässä yhteydessä tavanomaisia asiakastietoja, kuten nimen, sähköpostiosoitteen ja korttitiedot.
• Toimittajat: Jaamme asiaankuuluvia tietoja niiden toimittajien ja vuokranantajien kanssa, jotka toimittavat tilaamasi palvelun – esimerkiksi ruokarekat, baarimikot, juhlatilat ym. Tietyissä tapauksissa tietoja jaetaan myös hallinnollisille yhteyshenkilöille, kuten hallituksen jäsenille tai yhteyshenkilötoimikunnille.
• Tekoälykäsittely: Käytämme Anthropic-palvelua keskustelujen sisällön automatisoituun analysointiin. Palveluntarjoaja toimii henkilötietojen käsittelijänämme tietojenkäsittelysopimuksen perusteella, ja kaikkiin EU:n/ETA:n ulkopuolelle tapahtuviin siirtoihin sovelletaan vakiosopimuslausekkeita (Standard Contractual Clauses, SCC).

Kaikkia kolmansina osapuolina toimivia palveluntarjoajia sitovat tietojenkäsittelysopimukset. Tietoja voidaan tietyissä tapauksissa siirtää EU:n/ETA:n ulkopuolisiin maihin, mutta vain, jos käytössä on riittävät suojatoimet, esim. vakiosopimuslausekkeet (Standard Contractual Clauses, SCC).

5. Säilytysaika

Säilytysajat:

• Tilaus- ja maksutiedot: enintään 5 vuotta kirjanpitolain (bogføringsloven) mukaisesti
• Asiakasviestintä (sähköposti, puhelin): yleensä enintään 2 vuotta
• Intercomin kautta lähetetyt chat-viestit: poistetaan automaattisesti 9 kuukauden käyttämättömyyden jälkeen
• Uutiskirjetiedot: kunnes peruutat suostumuksesi
• Alustalla lähetetyt viestit (asiakkaiden ja toimittajien väliset): säilytetään niin kauan kuin tili- ja tilaussuhde on voimassa ja sen jälkeen edellä mainittujen tilaus- ja viestintätietoja koskevien säilytysaikojen mukaisesti.

6. Oikeutesi

Sinulla on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy tietoihisi
• Oikeus virheellisten tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• Oikeus vastustaa käsittelyä
• Oikeus peruuttaa suostumus

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla meihin yhteyttä osoitteessa contact@nuento.com. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus Tanskan tietosuojaviranomaiselle (Datatilsynet), joka on Nuenton johtava valvontaviranomainen. Voit tehdä valituksen myös Suomen tietosuojaviranomaiselle, Tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).

7. Pääsynhallinta ja sisäinen tietoturva

Meillä on sisäiset menettelyt ja tekniset toimenpiteet, joilla varmistetaan, että henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja että ne suojataan luvattomalta pääsyltä, muuttamiselta ja poistamiselta. Pääsy henkilötietoihin on rajattu työntekijöihin ja luotettuihin yhteistyökumppaneihin, joilla on siihen työtehtäviin perustuva tarve. Kaikkiin järjestelmiin kirjaudutaan henkilökohtaisilla käyttäjätileillä, ja mahdollisuuksien mukaan käytetään kaksivaiheista tunnistautumista.

8. Muutokset selosteeseen

Pidätämme oikeuden muuttaa tätä selostetta. Uusin versio on aina saatavilla verkkosivustollamme.